Phúc lợi sức khỏe và thuế: chi phí được trừ thuế TNDN và thuế TNCN của nhân viên

Ở Việt Nam, rất nhiều deal phúc lợi ‘chết’ ở bàn kế toán hơn là bàn nhân sự, đơn giản vì chưa làm rõ được hai câu chuyện thuế. Thứ nhất là thuế TNDN: khoản chi có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế hay không. Thứ hai là thuế TNCN: khoản phúc lợi nhân viên nhận có bị tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân hay không.

Hai câu trả lời này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực và quyết định cuối cùng. Vì vậy, khi đánh giá bất kỳ hình thức phúc lợi nào, nên đưa kế toán vào từ sớm.

Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (tham khảo Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi), các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động nhìn chung được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá mức bình quân một tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Đây là nguyên tắc quan trọng: phần chi phúc lợi trong ngưỡng thường được trừ, phần vượt ngưỡng có thể không được trừ. Cách xác định ngưỡng và danh mục khoản chi được tính cần đối chiếu văn bản hiện hành — vì chi tiết có thể thay đổi, đây chính là lúc cần kế toán xác nhận.

Về nguyên tắc (tham khảo Thông tư 111/2013/TT-BTC và văn bản liên quan), các khoản lợi ích bằng tiền hoặc hiện vật mà người lao động nhận từ người sử dụng lao động nhìn chung thuộc thu nhập chịu thuế TNCN, trừ một số khoản được miễn hoặc không tính theo quy định (ví dụ một số khoản chi có tính phúc lợi chung, không ghi đích danh từng cá nhân, trong điều kiện nhất định).

Vì việc một khoản có tính TNCN hay không phụ thuộc bản chất khoản chi, cách ghi nhận và tính đích danh, đây là vấn đề cần kế toán đánh giá cụ thể cho từng mô hình phúc lợi. Không nên suy đoán chung chung.

Dù khoản chi đúng bản chất phúc lợi, nếu thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì vẫn có thể không được tính vào chi phí được trừ. Khi làm việc với nhà cung cấp phúc lợi, doanh nghiệp nên làm rõ trước: hóa đơn VAT được xuất theo kỳ (tổng hợp) hay theo từng giao dịch; có báo cáo đối soát chi tiết phục vụ kiểm toán không; và hồ sơ chứng từ đầu vào gồm những gì.

Một nhà cung cấp phúc lợi chuyên nghiệp nên đáp ứng được các yêu cầu chứng từ này — đây cũng là tiêu chí đáng đưa vào danh sách câu hỏi khi đánh giá giải pháp.

Trước khi chốt một hình thức phúc lợi, doanh nghiệp nên làm rõ: (1) Khoản chi này có nằm trong ngưỡng chi phúc lợi được trừ thuế TNDN không; (2) Nhân viên có bị tính TNCN trên khoản này không, và nếu có thì ghi nhận thế nào; (3) Nhà cung cấp xuất hóa đơn ra sao; (4) Có báo cáo đối soát/kiểm toán không; (5) Hồ sơ pháp lý của nhà cung cấp.

Các nền tảng phúc lợi thuộc hệ sinh thái lớn như Circa for Business (thuộc Buymed) thường có hạ tầng hóa đơn và báo cáo sẵn; doanh nghiệp nên yêu cầu minh họa cụ thể và để kế toán xác nhận phù hợp với đặc thù của mình.

Mọi nội dung về thuế trong bài chỉ mang tính định hướng tham khảo để nhân sự và kế toán cùng trao đổi, KHÔNG phải tư vấn thuế chính thức. Các ngưỡng, điều kiện miễn/tính thuế và cách ghi nhận có thể thay đổi theo văn bản mới. Doanh nghiệp bắt buộc đối chiếu quy định hiện hành và hỏi ý kiến kế toán/chuyên gia thuế trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Nguồn tham khảo: Thông tư 96/2015/TT-BTC; Thông tư 111/2013/TT-BTC; Luật Thuế TNDN và Luật Thuế TNCN (và các văn bản sửa đổi, bổ sung).

Để có góc nhìn tổng thể về xây dựng chương trình phúc lợi, xem bài trụ Hướng dẫn toàn diện về phúc lợi sức khỏe nhân viên; các yếu tố thuế nên được cân nhắc cùng khi so sánh các hình thức phúc lợi.